HiveのAIアシスタント「Buzz」で1日2時間を節約！　パーソナルインターンの使い方

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自律型IT運用と「Patch Tuesday」の終焉

プロジェクト管理プラットフォーム「Hive」には、強力なAIアシスタント「Buzz」が搭載されています。Buzzは単なるチャットボットではなく、アイデアをプロジェクトに変換し、タスクの自動生成やインサイトの抽出を行います。カタログの作成作業を例にして、Buzzを活用した体験を3つのポイントに分けてご紹介します。

1. Buzzとの対話で、プロジェクトに必要なアクションをリストに追加する

まずはHive上でのプロジェクトの土台作り、つまりアクション（タスク）の作成やワークフローの自動化をBuzzに実行してもらいます。

Hive上で情報を整理して表示する「List（リスト）ビュー」の中で、製作管理用にリストを作り、Buzzを呼び出して、新しいカタログを制作するアクションを追加したい、と指示を出すと、Buzzは瞬時に新しいアクションを追加してくれます。次に、既存のプロジェクト管理で行っていたサブタスクを列挙して、「アクションの下にサブアクションを追加したい」と依頼したところ、親アクションに紐づくサブアクションを的確に作成してくれました。面倒なタスク間の依存関係の設定も、「初校は、表紙や目次や原稿が揃ってから作成する」というように口語文で指示すればBuzzがやってくれます。このように、制作作業を、より細かい粒度に分解して管理できるアクションリストがすぐに整えられます。

2. Buzzのアドバイスでダッシュボードを作り、不足していた内容をアクションに追加

次に、目的に沿った理想的なKPIの設定とダッシュボードで進捗率やワードカウントなどの統計レポートを作らせてみました。

元のアクションの中にはワードカウントというフィールドがなかったのですが、Buzzはそれを作るかとうか、さらにどう作るかを、選択肢として示して聞いてきます。ユーザーはどれかを選択したり、別な指示をBuzzにしたりすることで、目的に沿った理想的なKPIの設定とダッシュボードを手に入れることができます。
実作業を進めながら、改善させることもできます。例では「新製品」がない場合のタスクの扱いについて、Buzzに相談しました。そうしたタスクを単に「Unstarted（未着手）」に戻すと、集計レポート上では「まだ作業していないだけの項目」と混同されてノイズになってしまいます。Buzzに相談したところ、実践的な解決策として「ステータスに『Skipped』を追加して運用する」という対策を提案してくれました。この提案を受け入れて、さっそくプロジェクトのListビューに「Skipped」ステータスを追加してもらいました。この作業もBuzzがやってくれます。これにより、運用ルールが以下のように明確化されました。

  • Unstarted: まだ着手していない作業。
  • In Progress: 作業中。
  • Skipped: 今回は対象外。ワードカウントや統計計算の分母に含めない。
  • Completed: 完了済みとして扱う。

対象外の作業である新製品の原稿作成というアクションを削除せず、新たに「Skipped」というステータスを追加することで、原稿作成の作業を残したままにしたわけです。ダッシュボードでの集計時には「Skippedを除外条件に含める」だけで正確なデータを抽出できるようになります。テンプレートとしての再利用もできる形を保てました。

3. クリエーティブ必見の校正機能を使ってみる

最後に、クリエーティブ制作やデザイン業務において非常に重要な「Proofing and Approvals（校正と承認）」機能を検証しました。Hiveには、複雑な承認プロセスを合理化する強力な校正・アノテーションツールが備わっています。このツールを有効にすると、ドキュメントや画像だけでなく、動画やURLにいたるまで、あらゆるアセットに対して詳細なフィードバックや注釈を書き込むことができます。
例としてPDFを追加してみましょう。図のように、アクションの中にあるApprovalというフィールドにPDFをドラッグ＆ドロップするだけです。動画の場合も同じ作業で追加できます。コメントを追記するには、ドロップされているPDFをダブルクリックします。単純なコメントだけではなく、注意すべき範囲に四角形などを描いたり、装飾付きのテキストを書き込んだりすることもできます。
また、Buzz自体に文章校正を任せることもできます。これを使うとBuzzは用字用語を含めて誤りや改善点を探してコメントを追加してくれます。
さらに、外部のクライアントや内部のチームメンバーを含めたカスタムの承認ワークフローを作成できます。どんなフローにしたいかを口語文で指示するだけで、ワークフローを追加してくれます。同じワークフローを繰り返す場合は、「このフローをテンプレート化したい」という一言だけでそのワークフローをテンプレート化できます。
ここで紹介したのはほんの一例ですが、Buzzを活用すれば、簡単にプロセスを効率化できると思います。

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